3 Financiën en continuïteit

Onze organisatie is financieel gezond. De solvabiliteit over 2020 bedraagt 75% en ligt daarmee ruim boven de ondergrens van 30% die door het ministerie wordt gehanteerd. Een groot deel van ons eigen vermogen wordt gebruikt voor de financiering van huisvesting. Door de hoge solvabiliteit is er ruimte om de komende jaren te investeren in moderne onderwijsfaciliteiten en duurzame gebouwen.

De rentabiliteit over 2020 is 0,9%. Na een aantal jaren met een negatieve rentabiliteit als gevolg van extra bestedingen op diverse beleidsterreinen is in 2020 een positief resultaat behaald. Door het positieve resultaat is de solvabiliteit in 2020 toegenomen na een daling in 2019.

Ultimo 2020 bedraagt de liquiditeit 1,6. Deze is toegenomen omdat het investeringsniveau lager lag dan normaal en de kortlopende schulden zijn afgenomen. 

Na een reeks van jaren met een begroot negatief resultaat, stuurden we in 2020 op de nullijn.  De baten stegen als gevolg van de toename van de studentenaantallen. Tegelijkertijd daalde het aantal medewerkers, onder meer als gevolg van een afname in de ziektevervanging. In 2020 lag het gemiddelde aantal FTE 2% lager dan in 2019. 

De corona-maatregelen hebben in 2020 niet alleen impact gehad op onze studenten en medewerkers maar ook op het financiële resultaat. We zien negatieve effecten door vermindering van de inkomsten uit volwassenonderwijs, extra uitgaven voor de begeleiding van studenten en de organisatie van aangepaste open dagen. Positieve effecten ontstonden onder meer door de lagere kosten van de bedrijfsvoering en omdat een aantal verbeterinitiatieven door corona werd vertraagd. Tevens was er een afname van reis- en verblijfskosten en kantoorkosten omdat medewerkers grotendeels thuis hebben gewerkt. Per saldo zien we met betrekking tot corona een positief effect terug van 1,1 mln.

In het afgelopen jaar is een aantal specifieke beleidsprojecten uitgevoerd die zijn gefinancierd uit onze reserves (0,7 mln). De belangrijkste projecten zijn: opleiding zij-instromers, het practoraat Digitale weerbaarheid en initiatieven op het gebied van duurzaamheid.

De rijksbijdragen zijn 2,9 mln. hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door 3,1 mln. hogere rijksbijdragen als gevolg van de loon- en prijsbijstelling. Daarnaast is er 0,3 mln. subsidie verleend voor inhaal- en ondersteuningsprogramma’s. De baten in opdracht van derden bleven achter doordat, als gevolg van corona, onze activiteiten volwassenonderwijs en cursorisch onderwijs achterbleven. Voor een belangrijk deel konden we deze lagere omzet opvangen door onze flexibele schil aan medewerkers. De overige baten vielen lager uit door minder verkopen uit kantines en minder bijdragen door studenten voor activiteiten. Hier stonden lagere lasten tegenover. 

De personele lasten kwamen in 2020 2,9 mln. hoger uit dan begroot als gevolg van een nieuw afgesloten CAO in 2020 (effect 2,0 mln.) en een toename van de personeelsvoorziening WGA van 0,6 mln. Bij de overige lasten zien we een onderschrijding die voor een aanzienlijk deel is gerelateerd aan corona. Ook de kosten van onze ICT-activiteiten vielen lager uit dan begroot. 

De kasstroom in 2020 is positief beïnvloed door een laag niveau aan investeringen en negatief beïnvloed door de sterke afname van het werkkapitaal. De mutatie in het werkkapitaal betreft met name het eerder betalen van de loonbelasting en pensioenpremies (5,3 mln.) om de negatieve rente op liquide middelen te beperken.

Vanaf september 2020 zijn we overgegaan op schatkistbankieren. Bij deze vorm van bankieren wordt het dagelijkse saldo aan liquide middelen gestald bij het Ministerie van Financiën. Als gevolg van schatkistbankieren is geen negatieve rente meer verschuldigd over onze liquide middelen. Ultimo 2020 staat 23,7 mln. bij schatkistbankieren. Daarnaast staat er nog een bedrag van 2,5 mln. bij ABN AMRO. De BV Bedrijfsopleidingen (BO) doet niet mee aan schatkistbankieren omdat dit private middelen betreft. BO had ultimo 2020 0,6 mln. liquide middelen bij de Rabobank staan. 

In 2020 zijn geen nieuwe leningen aangegaan. 

In de continuïteitsparagraaf kijken we vijf jaar vooruit naar ontwikkelingen op belangrijke punten van beleid en organisatie en de gevolgen daarvan voor de financiële exploitatie en balanspositie. 

In het voorjaar van 2021 is een vooronderzoek uitgevoerd met betrekking tot een vergaande samenwerking tussen ROC Friese Poort en het Friesland College. De eventuele effecten van deze samenwerking zijn niet meegenomen in verwachte financiële ontwikkelingen voor de komende jaren. In de meerjarenraming is rekening gehouden met het effect van Covid-19. Dit betreft de ontwikkeling van de studentenaantallen in de verwachte rijksbijdrage en de extra gelden die we ontvangen in het kader van het Nationaal Programma Onderwijs (NPO). Het is daarbij onzeker of alle extra middelen tijdig ingezet kunnen worden, omdat dit afhangt van de beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel.

Om onze ambities – zoals verwoord in ons visiedocument van 2017 – waar te kunnen maken hebben we onze beleidsreserves aangesproken. Dit zagen we terug in de negatieve resultaten over 2018 en 2019. Vanaf 2020 zijn de incidentele uitgaven afgebouwd en werken we weer met een sluitende begroting met uitzondering van voorfinanciering in geval van studentengroei.

De corona-maatregelen hebben een enorme impact op de samenleving en op onze school. De ernst en de duur van deze maatregelen zijn op dit moment onzeker en daarmee ook de financiële effecten die ze op ons ROC zullen hebben. Voor de korte termijn verwachten we een beperkte financiële impact op ons reguliere resultaat. Wij zien een daling van de omzet op contractactiviteiten, educatie en inburgering. Daar staat tegenover dat de kosten voor reizen en kantoor naar verwachting in 2021 lager zullen uitkomen. Per saldo verwachten we dat de diverse effecten elkaar zullen opheffen, ervan uitgaande dat de lockdown na de zomervakantie van 2021 is opgeheven.

In de meerjarenraming is voor 2021 en 2022 rekening gehouden met de extra middelen vanuit het Nationaal Programma Onderwijs. Dit betreft voor ROC Friese Poort circa 12 miljoen euro extra middelen bovenop de reguliere bekostiging verspreid over twee jaar. Deze tijdelijke middelen zullen worden ingezet voor inhaal- en ondersteuningsprogramma’s voor studenten, de school als ontmoetingsplaats en de ontwikkeling van de digitale didactiek van onze medewerkers. 

De komende jaren zullen we te maken krijgen met een lagere instroom van studenten als gevolg van de demografische krimp. Dit zien we terug in de afname van de rijksbijdrage vanaf 2023. Gemiddeld verwachten we na 2022 een afname van de totale baten met circa 2% per jaar (exclusief het effect van de tijdelijke NPO middelen). Om deze ontwikkeling te beheersen maken we gebruik van een strategisch personeelsplan en strategisch huisvestingsplan. Met behulp van deze twee instrumenten en onze planning en control cyclus zijn we in staat om jaarlijks onze personele en materiële lasten in lijn te brengen met de rijksbijdragen.

Als gevolg van onze huisvestingsagenda zullen we in 2023 en 2024 substantiële investeringen plegen in de locaties Leeuwarden en Drachten. Om meer flexibel te worden huren we vaker onderwijslocaties. Door de toename van de huurlasten zal de post huisvesting vanaf 2023 gaan toenemen. Door nieuwbouw zal vanaf 2024 tevens de post afschrijvingen gaan stijgen. 

Het aantal studenten is in het schooljaar 2020-2021 gegroeid met 185 studenten, een stijging van 1,2%. We zien een toename van het aantal studenten BOL en een afname van het aantal studenten BBL. Deze verschuiving is grotendeels toe te schrijven aan corona. In het schooljaar 2020-2021 zien we een afname van de instroom en een hogere doorstroom vanuit het voorgaande jaar.

Vanaf 2021 verwachten we een krimp in de BOL studentenaantallen als gevolg van een lagere instroom uit het voortgezet onderwijs. We streven naar een groei van de BBL-populatie door onze inspanning met betrekking tot volwassenonderwijs. Gemiddeld genomen gaan we uit van een krimp van 1,0%-1,5% (gewogen studentenaantallen) tussen 2021 en 2035. Als gevolg van corona is met name de ontwikkeling van de BBL lastig te voorspellen. De begroting biedt voldoende flexibiliteit om een mogelijke daling te kunnen opvangen, zonder dat dit een grote invloed heeft op onze resultaten. 

In 2021 en 2022 is er sprake van een stijging van de formatieomvang als gevolg van de tijdelijke NPO middelen. Het grootste deel van deze uitbreiding vindt plaats in de vorm van tijdelijke contracten die na 2022 weer zullen afnemen. Vanaf 2023 zal de beschikbare formatie afnemen als gevolg van een daling in de reguliere rijksbijdrage. De afname van het aantal medewerkers op lange termijn is te realiseren door natuurlijk verloop, gezien de geplande uitstroom hoger is dan de afbouw die nodig is als gevolg van de krimp. Dit komt doordat een relatief groot deel van onze medewerkers 58 jaar of ouder is.

Ons strategisch personeelsplan geeft inzicht in de samenstelling en grootte van onderwijsteams en de verwachte formatie per domein. Het plan beschrijft hoe we op de lange termijn over voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers kunnen beschikken, rekening houdend met de ontwikkelingen binnen de domeinen. In het plan wordt rekening gehouden met veranderende wet- en regelgeving, mobiliteit en het vormgeven van Opleiden in de School.

Om de uitgaven inzake uitkeringen na ontslag te beheersen zijn de HRM-processen beschreven en zijn binnen het team twee HRM-adviseurs portefeuillehouder ERD. Zij zijn contactpersoon voor externe partijen en medewerkers. Daarnaast is beheersing versterkt door het aangaan van samenwerking met externe partijen.

Het betreft hier het netto (met aftrek verlofregeling) aantal fte op peildatum 31 december 2020, inclusief externe inhuur. 

Voor de huisvesting van het onderwijs is dit voorjaar het masterplan 2021-2032 opgesteld. Hierin zijn de voorgenomen investeringen geactualiseerd als gevolg van de sterk gestegen prijzen voor nieuwbouw. Tevens is de lange termijn prognose (2021-2032) voor de studentenaantallen naar boven bijgesteld als gevolg van de nieuwe referentieraming van OCW. Flexibilisering en duurzaamheid zijn de belangrijkste thema’s in het strategisch huisvestingsplan. Het overgrote deel van de huisvesting is ons eigendom en daarmee minder flexibel. Steeds meer gaan we onderwijsruimte huren, dicht bij het toekomstige werkveld. Dit geeft de mogelijkheid om te anticiperen op ontwikkelingen in studentenaantallen en onderwijsvormen. 

Het is onze ambitie om in 2030 een 100% CO2-neutrale organisatie te zijn. Naast het terugbrengen van de reisbewegingen van onze medewerkers sturen we bij nieuw- en verbouw van schoolgebouwen op maximaal reduceren en vervolgens op compenseren. De belangrijkste voorgenomen investeringen betreffen:

• de inrichting van een projectruimte Techniek in Drachten in 2021, investering van 1 mln.
• vernieuwing van de installaties en het gebouw in 2023 en sloop van een deel van het oude schoolgebouw in Leeuwarden in 2024,  geraamd op 5 mln.
• vervanging van het schoolgebouw D Drachten (les en praktijkruimte) in 2023 en 2024, investering geraamd op 20 mln.

Daarnaast is een verhuizing gepland naar het WTC-gebied (Leeuwarden) in 2023 waar 7.500 m2 gehuurd zal gaan worden. Hiertoe is in het voorjaar van 2021 een intentieovereenkomst afgesloten met de ontwikkelaar van het Cambuurstadion, nadat een vorige intentieovereenkomst in 2020 was ontbonden.

Voor alle plannen is een financiële doorrekening op lange termijn gemaakt. De effecten hiervan zijn opgenomen in de meerjarenraming.  

De solvabiliteit zal op de lange termijn dalen als gevolg van het voornemen om een lening op te nemen van 8 mln. middels schatkistbankieren in 2022. De solvabiliteit blijft daarna op een verantwoord niveau (>65%), ruim boven het gemiddelde van de sector. De liquiditeit neemt eerst toe, in 2022 , door de opgenomen lening en daalt vervolgens weer, in 2023, als gevolg van de geplande vervanging van gebouw D Drachten. 

Het eigen vermogen bestaat uit een publieke bestemmingsreserve voor huisvesting, een bestemmingsreserve privaat en een algemene reserve. Er worden voor de komende jaren geen significante mutaties verwacht in deze reserves.

Om een beter inzicht te krijgen in mogelijk bovenmatig publiek en eigen vermogen van onderwijsinstellingen gebruikt de Inspectie van het onderwijs sinds 2020 een signaleringswaarde. Het publieke deel van het eigen vermogen kwam voor ons in 2020 uit op 77,6 mln. Het eigen vermogen ligt daarmee ruim onder de signalerings-waarde, die volgens de formule van de Inspectie voor ROC Friese Poort uitkomt op 101,6 mln. Het verschil tussen het geconsolideerde eigen vermogen van 81,8 mln. en het publieke eigen vermogen van 77,6 mln. is het eigen vermogen van 4,0 mln. van de BV Bedrijfsopleidingen.

Ons Treasurystatuut voldoet aan de ‘Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 voor onderwijs en onderzoek’. Ons beleid is gericht op het waarborgen van de financiële continuïteit, het minimaliseren van de rentekosten en optimaliseren van de rentebaten. In 2020 zijn we overgegaan op schatkistbankieren. Met schatkistbankieren wordt negatieve rente op onze liquide middelen voorkomen en kunnen we de komende jaren tegen gunstige condities leningen aantrekken.  

In 2020 is er 0,5 mln. afgelost op leningen en over 2020 is 0,1 mln. aan rente betaald over de langlopende lening en de liquide middelen. In de jaarrekening, onderdeel langlopende leningen, is een toelichting gegeven op de leningen van ROC Friese Poort.In 2020 zijn geen nieuwe leningen en/of derivaten afgesloten. 

Er wordt jaarlijks een kasstroomprognose opgesteld voor meerdere jaren. Gedurende het jaar wordt deze prognose periodiek beoordeeld en geactualiseerd. Op lange termijn verwachten we additionele investeringen als gevolg van ons strategisch huisvestingsplan en onze digitaliseringsagenda. Om voldoende liquide middelen te hebben en door de verwachte gunstige marktrente zijn we voornemens om in 2022 een lening af te sluiten middels schatkistbankieren.  

We kennen een planning & control cyclus voor het bewaken van onze doelstellingen en de bedrijfsvoering. Externe controle vindt plaats door de Onderwijsinspectie en door een externe accountant. Intern sturen we aan de hand van de jaarlijkse kaderbrief en de in 2017 ingevoerde prestatiekaart met de belangrijkste prestatie-indicatoren. In een viermaandelijkse monitoringcyclus wordt de voortgang gevolgd en wordt eventueel bijgestuurd. Hiernaast kennen we een interne audit-systematiek om de kwaliteit van het onderwijs te borgen. 

De beheersing van de bedrijfsvoering is ook geborgd in de viermaandelijkse monitoringscyclus. Daarnaast is maandelijks financiële informatie beschikbaar. 

In 2019 zijn we gestart met een internal audit functie voor de bedrijfsvoering. Onze internal auditor beoordeelt op basis van een beschrijving van de belangrijkste risico’s welke beheersmaatregelen nodig zijn om de risico’s te beheersen. Door het uitvoeren van internal audits toetsen we of de afgesproken beheersmaatregelen goed functioneren en welke mogelijkheden er zijn om processen te verbeteren. In 2020 heeft een interne audit op de studentenadministratie plaatsgevonden en zijn onder andere aanbevelingen opgesteld met betrekking tot het standenregister salarissen en de toegangsbeveiliging van kritische IT-systemen.   

De Auditcommissie heeft in 2020 de kaderbrief 2020, de meerjarenbegroting 2020 - 2024 en de jaarrekeningen 2019 van ROC Friese Poort en Bedrijfsopleidingen en de managementletter 2019 besproken ter voorbereiding op de bespreking in de Raad van Toezicht. Naast bespreking van deze reguliere documenten is gesproken over schatkistbankieren, het internal audit statuut, het strategisch huisvestingsplan voor 2020-2030 en de geplande investering in het Cambuurstadion. 

We hebben een convenant met de Belastingdienst, waarbij op basis van begrip, transparantie en vertrouwen wordt samengewerkt. Naast het regulier jaarlijkse overleg is met de Belastingdienst tevens overleg geweest over de thuiswerkvergoeding. In 2020 heeft scholing van eigen medewerkers plaatsgevonden om het fiscale bewustzijn in de organisatie op peil te houden. 

Per 1 januari 2016 is de vennootschapsbelasting van toepassing voor het onderwijs. De stichting ROC Friese Poort voldoet aan de voorwaarden voor vrijstelling. Dit geldt niet voor ROC Friese Poort Bedrijfsopleidingen BV, die als zodanige rechtspersoon vpb-plichtig is.

Tijdens het opstellen van de begroting en de jaarverslaglegging worden de risico’s voor ROC Friese Poort beoordeeld. Voor een deel van de operationele en financiële risico’s wordt een financiële buffer (algemene reserve) aangehouden. Deze is beschreven in de jaarrekening en heeft geleid tot een benodigde risicobuffer van 6,0 mln. ultimo 2020. 

In 2020 heeft een actualisatie plaatsgevonden van de mogelijke risico’s in relatie tot de financiën, de strategie, en de wet en regelgeving. Deze risico’s en de genomen beheersmaatregelen zijn in onderstaande tabel opgenomen.  

Tussen haakjes is de aard van het risico aangegeven. Dit zijn: S = strategische risico’s (doelen halen), N =  nalevingsrisico’s (wetten en regels), F = financiële risico’s (derven vermogen), R = reputatierisico’s (imago), O = organisatierisico