4 Toezicht en medezeggenschap

De corona-crisis maakte van 2020 een bijzonder jaar. Wij zijn trots op de wijze waarop het College van Bestuur samen met alle medewerkers van ROC Friese Poort, invulling heeft gegeven aan een snelle invoering aan andere vormen van (online) onderwijs. Moed, hoop en vooral verbondenheid waren hierbij de kernwoorden. In de tweede helft van het jaar stonden het Cambuurdossier en de toekomstverkenning centraal. Als sparring partner van het College van Bestuur hebben we uitvoerig gesproken over het maatschappelijk te verantwoorden budget voor huur van een deel van het Cambuurstadion. Daarnaast verzocht het Friesland College ons een vooronderzoek te starten naar de mogelijkheden van een bestuurlijke fusie tussen de beide organisaties en zijn in het belang van de regio verkennende gesprekken tussen de Colleges van Bestuur gestart.

Vanuit een goed fundament hebben we in 2020 verder ingezet op onderwijsinnovatie, de verbinding met het werkveld en onze maatschappelijk rol in de regio. Het studentenaantal is wederom gestegen. In de Keuzegids MBO stegen we naar de 4e plek en daarmee staan we van de grote ROC's in Nederland op de eerste plaats. Ook in het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) scoorden we goed. Ten aanzien van het werkgeverschap is het cijfer ten opzichte van het MTO 2018 gestegen van een 7,0 naar een 7,5. En ook de studenttevredenheid en de studieprestaties blijven goed: het aantal uitvallers is lager en het aantal studenten dat een diploma haalt hoger dan het landelijk gemiddelde. Wederom prachtige resultaten waar we trots op zijn.

Wij hebben de taken onderverdeeld in drie commissies, die onderwerpen voorbereiden voor de behandeling in de voltallige raad: de Auditcommissie, de Commissie Onderwijs, Cultuur en Identiteit en de Remuneratie- en Benoemingscommissie. In het verslagjaar kwamen we vier keer bijeen in een reguliere vergadering met het College van Bestuur en in één extra vergadering over de samenwerking en het Cambuurstadion. De in april geplande vergadering is vanwege corona geannuleerd. Besluitvorming heeft toen schriftelijk plaatsgevonden en is bekrachtigd in de daaropvolgende vergadering. Daarnaast werd in eigen kring een evaluatievergadering gehouden. 

Middels drie strategische rapportages, waarmee het CvB verantwoording aflegt, houden we toezicht op de doelen van de organisatie, evenals op het doelmatig besteden van de middelen. We hebben goedkeuring gegeven aan het jaarverslag en de jaarrekening 2019, het jaarplan 2021 en de (meerjaren)begroting 2020 t/m 2023 en hebben het contract met de accountant met twee jaar verlengd. Daarnaast kwamen in de reguliere vergaderingen o.a. de volgende zaken aan de orde:

• Kaderbrief 2021
• Strategisch huisvestingsplan 2020-2030
• Cambuurstadion
• Strategisch Personeelsbeleid
• Bedrijfsopleidingen/volwassenenonderwijs
• Visiedocument
• Kwaliteitsagenda
• Strategische verkenning/omgevingsanalyse
• Flexibel onderwijs

In de evaluatievergadering is het eigen functioneren geëvalueerd aan de hand van bijlage 7 van het reglement Raad van Toezicht en de van het CvB ontvangen schriftelijke input. Geconcludeerd is dat het samenspel tussen Raad en College open en transparant is en de RvT steeds meer ook de rol van sparringpartner vervult. Er is binnen de RvT geen sprake van groupthink en zelfgenoegzaamheid. De leden zijn kritisch en er worden goede discussies gevoerd met respect voor elkaar. Ook is er sprake van een lerend klimaat. De RvT is tevreden over de aanwezigheid, inbreng, alsook bijvoorbeeld inzicht, kennis en de bijdrage van alle leden, evenals over de voorzitter. Het vorig jaar opgestelde teamwiel en de besproken teamanalyse bevestigen dat de Raad zowel qua kennis en achtergrond, als qua persoonlijkheden goed is samengesteld. Qua samenstelling is het aantal vrouwen te gering. Daar zal bij een volgende vacature wederom rekening mee worden gehouden.

In de evaluatievergadering zijn tevens de jaargesprekken met het CvB voorbereid en is op basis van de WNT 2021 de bezoldiging per 1 januari 2021 voor zowel RvT als CvB vastgesteld. De bezoldiging van het CvB en RvT is conform de WNT-regeling. 

Tijdens de studiedag in het voorjaar zijn we geïnformeerd over de aanpak van de corona-crisis, de strategische informatievoorziening, het visiedocument en de technologische trends op ICT-gebied. Tevens is het stakeholdersbeleid besproken. Besloten is dit beleid vooralsnog te handhaven en in dezen het wetsvoorstel Wet Bestuur en Rechtspersonen, alsmede de wijziging van de Code Goed Bestuur in het mbo af te wachten. De studiedag in het najaar stond - naast een presentatie van de practoren Brede vorming en Digitale weerbaarheid, alsmede het bespreken van de beoogde aanpassingen van de Code Goed Bestuur in het mbo en de beoogde samenwerking met het NCOI - in het teken van de ontwikkelingen rond het Cambuurstadion en de strategische visie. Op basis van hetgeen maatschappelijk verantwoord wordt geacht, is het budget voor de huur van een deel van het Cambuurstadion goedgekeurd. Daarnaast is uitvoerig gesproken over het verzoek van het Friesland College om een vooronderzoek te starten naar de mogelijkheden van een bestuurlijke fusie tussen de beide organisaties. Geconcludeerd is dat een vergaande intensivering van de samenwerking geen noodzaak is, maar tegelijkertijd is het belang van de regio benadrukt. Met het oog op een mogelijke verkenning tot samenwerking is besloten de ronde tafelgesprekken met stakeholders ten behoeve van het opstellen van een nieuw visiedocument op te schorten en het visiedocument 2017-2021 “Wendbare mensen waardevol onderwijs” met een jaar te verlengen.

Een goede informatievoorziening is voor ons van wezenlijk belang. Daarbij moet er altijd een goede balans zijn tussen betrokkenheid en afstand. Regulier ontvangen we als schriftelijke informatie: rapportages van tevredenheidsonderzoeken, besluitenlijsten CvB, verslagen van de Ondernemingsraad, de Studentenraad en het overleg met de vakbonden, benchmarks, inspectierapporten, VSV-cijfers, analyse van de Keuzegids mbo en een knipselkrant met actuele artikelen uit vakbladen en kranten. Tweemaal per jaar voeren we overleg met delegaties van de Ondernemingsraad en Studentenraad en we spreken jaarlijks met de vestigingsdirecteuren en de directeur Bedrijfsopleidingen. De in april en oktober geplande werkbezoeken aan de vestigingen zijn ten gevolge van corona gecanceld. In oktober is vergaderd op de locatie Urk en heeft de vestigingsdirecteur aldaar verslag gedaan van de ontwikkelingen in de vestiging, zoals de regiocampus Emmeloord en de regiodeal op Urk met realisatie van o.a. een Maritiem trainingscentrum op Urk en een practoraat Visserij. Daarnaast volgen we de actuele ontwikkelingen middels ons lidmaatschap van de VTOI en van het Platform Raden van Toezicht. Een lid van de Raad heeft zitting in de agendacommissie van het Platform Raden van Toezicht. 

Bovenstaande activiteiten leiden ertoe dat we breed geïnformeerd zijn en kennis hebben van de ontwikkelingen in de organisatie. Deze informatie benutten we bij het reflecteren op stukken die aan ons worden voorgelegd.

De Raad van Toezicht wordt gevormd door zeven leden. Er hebben in dit verslagjaar geen wijzigingen in de samenstelling plaatsgevonden. Wel is op basis van een overleg met de Remuneratie- en Benoemingscommissie besloten de voorzitter per 24 maart 2021 te gaan herbenoemen. En in afwachting van de ontwikkelingen bij het Friesland College is besloten de tweede benoemingstermijn van de heer B. Hoekstra per 1 januari 2021 met een jaar te verlengen. Een compleet overzicht van de samenstelling van de RvT, de relevante nevenfuncties en de benoemingstermijnen is opgenomen in bijlage 3.

In 2020 is de vergoeding voor de leden op basis van een eerder afgesproken indexering iets verhoogd. De vergoeding in 2020 bedraagt voor de voorzitter en leden respectievelijk 10,5% en 7% van de bezoldiging van de bestuurder. Dit is ruim lager dan de toegestane maximale bedragen op grond van de Wet Normering Topinkomens. De ondersteuning van de RvT werd verzorgd door de bestuurssecretaris.

De taken en werkwijze voor de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement voor de RvT. Het bestuursreglement is een aanvulling op wettelijke en statutaire bepalingen en opgesteld conform de statuten en artikel 9.1.7. van de WEB. Deze reglementen zijn in overeenstemming met de branchecode en staan op de website van ROC Friese Poort. ROC Friese Poort is – met uitzondering van de verlenging van de tweede benoemingstermijn met één jaar van een lid van de RvT in 2020 -  niet afgeweken van de branchecode Goed Bestuur.

Vorig jaar sloten we ons bericht af met dat we ook volgend jaar doorbouwen aan de kwaliteit van ons onderwijs. Dat hebben we gedaan en zien we terug in onze resultaten. Daarvoor een compliment aan het CvB en alle medewerkers die – ondanks corona - met hart voor onze studenten samen de schouders eronder zetten. Laten we in 2021 voortbouwen op onze stabiele en gezonde basis en het onderwijsaanbod in de regio verder uitbouwen en versterken!

Als u wilt reageren, dan is uw reactie van harte welkom op: rvt@rocfriesepoort.nl

Namens de Raad van Toezicht,
Ger Jaarsma, voorzitter

In 2019 is een volledig nieuwe Ondernemingsraad aangetreden. In 2020 heeft één personele wijziging plaatsgevonden. Gijs Jacobse heeft de Ondernemingsraad per 1 september verlaten. Zijn opvolger is John Romkes. Thomas Oosterkamp heeft de functie plaatsvervangend voorzitter/secretaris van Gijs Jacobse overgenomen. 

Een vergadercyclus van de OR beslaat vijf weken. In de eerste week vergaderen de onderdeelcommissies op de vestigingen. In de tweede week zijn de commissievergaderingen van de drie vaste commissies HRM, Middelen en OKIDO (Onderwijs, Kwaliteitszorg, Innovatie, Identiteit en Organisatie). Deze commissies brengen advies uit over de agendapunten van het overleg dat in week drie plaatsvindt. In de vierde week is er geen vergadering, maar is er ruimte voor nader overleg of voor studie en training. In de vijfde week is er een OVOR-vergadering met het College van Bestuur. In 2020 hebben er acht van deze cyclussen plaatsgevonden. Vanaf maart vonden alle vergaderingen als gevolg van corona online plaats. Bij een aantal vergaderingen is aandacht besteed aan de gevolgen van het corona-virus op het onderwijs en de stijging van de werkdruk die hiermee gepaard gaat. We hebben veel waardering voor de goede informatievoorziening vanuit het CvB en de wijze waarop teams, docenten, opleidingsmanagers en ondersteunend personeel zich hebben ingezet om het onderwijs in deze bijzondere situatie mogelijk te maken.

In 2020 hebben we diverse onderwerpen besproken, waaronder het meerjarenformatieplan. Hierbij is gekeken naar de verhouding instructeurs – senior instructeurs, verhouding functies in het primaire proces, percentage flexibele formatie, aanstelling bevoegde docenten en formatiebeleid. Wij hebben aangegeven het niet wenselijk te vinden dat niet bevoegde docenten worden aangesteld als instructeur en daarom op hun salaris een toelage krijgen. In dat geval moet er een scholingsplan volgen met als doel een bevoegdheid. Afwijkingen moeten tot een minimum beperkt worden. Ook is aandacht besteed aan de doorstroom van LB naar LC. Wij hebben onze twijfels geuit bij de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van dit traject en vragen gesteld over de toetsing door de commissie. 

Naar aanleiding van de wens van het CvB om te spreken over een vast 40-weken rooster hebben we een enquête uitgezet onder de medewerkers. Een ruime meerderheid gaf de voorkeur aan aansluiting van de vakantieregeling bij de regio Noord en was niet voor een vast 40 weken-rooster. Op basis hiervan hebben we negatief geadviseerd. Het CvB heeft dit advies overgenomen. 

We hebben ingestemd met de wijziging van de Arbodienst; arbozaken is één van onze speerpunten. We hebben kennisgemaakt met de nieuwe bedrijfsarts en afgesproken dat er jaarlijks twee keer een gesprek plaatsvindt tussen de bedrijfsarts en de OR. In het voorjaar met de commissie HRM en het dagelijks bestuur van de OR en in het najaar met de gehele OR. 

In de laatste maanden van 2020 hebben we de eerste stappen gezet in verbetering van de berichtgeving naar onze achterban. Zo wordt de nieuwsbrief gemoderniseerd en onderzoeken we het uitbrengen van een OR-krant in samenwerking met de opleidingen journalistiek en media & vormgeving. 

In 2020 hebben wij onze taak uitgeoefend in het besef dat iedere medewerker zijn/haar steentje bijdraagt aan het succes van onze studenten en aan een plezierige werkomgeving. Draagvlak zorgt ervoor dat ROC Friese Poort haar doelstelling kan bereiken.

We bedanken het College van Bestuur voor de constructieve samenwerking in 2020.

Cor Wursten                Voorzitter
Thomas Oosterkamp    Plaatsvervangend voorzitter/secretaris

Op grond van het reglement van de Studentenraad en het vastgestelde rooster van aftreden worden jaarlijks in januari verkiezingen georganiseerd. Er waren dit jaar zes vacatures in de Studentenraad. Op 3 februari 2020 is de nieuwe raad geïnstalleerd.

In het verslagjaar stond vijf keer een overleg gepland met het CvB. Ten gevolge van corona is de in het voorjaar geplande vergadering komen te vervallen. In de vergaderingen is veel aandacht besteed aan het onderwijs en het welbevinden van studenten in tijden van corona. Er werden ervaringen gedeeld en er werd input gegeven om het onlineonderwijs te verbeteren. Er was steeds sprake van een open en transparant overleg. Aandachtspunten die vanuit de Studentenraad werden aangedragen, zijn door het CvB opgepakt.

Een greep uit de onderwerpen die ter besluitvorming zijn voorgelegd zijn: vergaderrooster, verkiezing voorzitter, begroting Studentenraad 2021, kaderbrief 2021, jaarverslag 2019, onderwijs- en praktijkovereenkomst, examenreglement, numerus fixus, plan van aanpak OER, studentenstatuut en de vakantieregeling 2020 - 2021. Verder is onder meer gesproken over de resultaten van de JOB-monitor, het alumnibeleid, de evaluatie van het rookbeleid en de voornemens een programma te starten inzake flexibel onderwijs.

Naast het reguliere overleg met het College van Bestuur heeft een delegatie van de Studentenraad normaliter ook tweemaal per jaar overleg met een delegatie van de Ondernemingsraad en tweemaal per jaar overleg met een delegatie van de Raad van Toezicht. Ten gevolge van corona zijn deze overleggen in het voorjaar komen te vervallen.

De najaarsoverleggen met de Raad van Toezicht en met de Ondernemingsraad stonden ook in het teken van onderwijs en het welbevinden van studenten in tijden van corona. Met de Ondernemingsraad werd gesproken over hoe om te gaan met de corona-maatregelen, de problemen met betrekking tot het gebrek aan stageplaatsen en de werkdruk. Verder werd gesproken over de gewijzigde vacatureteksten en over de bekendheid van de practoraten.

Op 27 mei 2020 is in een de gezamenlijke online vergadering van de Ondernemingsraad en de Studentenraad ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting.

In september volgde de Studentenraad de als gevolg van corona uitgetelde JOB-training. Hierin kwamen de volgende onderwerpen aan de orde: rechten en plichten SR, communicatie met het CvB, communicatie met de achterban en het voorbereiden van de vergadering met het College van Bestuur. Daarnaast heeft een van de leden op 11 september de ALV van de JOB bijgewoond.

Het was een zeer bijzonder jaar waarin het College van Bestuur en de Studentenraad, weliswaar online, goed in contact met elkaar zijn gebleven.

Namens de Studentenraad,
Linh Ngo, voorzitter

Naast beperkingen bracht corona ook positieve ontwikkelingen met zich mee, zoals de groei van blended en hybride vormen van onderwijs en aangepaste examenvormen. Wat jarenlang spannend en onzeker maakte, heeft het afgelopen jaar in vogelvlucht mooie vormen aangenomen. Vanwege de positieve ervaringen wordt nagedacht over verduurzaming van deze ontwikkeling. 

Na een eerste onzekere periode (wat kan, wat mag) hebben we hard gewerkt om ervoor te zorgen dat de examinering voor de zomer zoveel mogelijk door kon gaan zoals gepland. De meeste studenten hebben hun diploma tijdig, zoals gepland, kunnen behalen. Voor studenten die door wilden stromen naar het hbo zijn passende afspraken gemaakt om een soepele doorstroom te bevorderen. De Examenraad kwam met name aan het begin van de crisis dagelijks bijeen. Er zijn in nauw overleg met het crisisteam tijdig kaders en randvoorwaarden opgesteld en er werd gezamenlijk gezocht naar oplossingen bij knelpunten. 

We hebben een gedegen, kwalitatief sterke examenorganisatie en de processen zijn op orde. Hierdoor konden we vanuit vertrouwen, betrokkenheid, expertise en deskundigheid keuzes maken, passend bij de mogelijkheden vanuit wet- en regelgeving, de corona-maatregelen en de mogelijkheden binnen de instelling. Met ICT is nauw samengewerkt om de digitale examens op te starten en/of door te kunnen laten gaan, op school en op afstand. In samenspraak tussen teams en examencommissies is gekeken naar alternatieve examenplanningen en examenvormen om de examinering zo goed mogelijk door te laten gaan. In uitzonderlijke gevallen zijn examens inhoudelijk aangepast zonder afbreuk te doen aan de geldende eisen vanuit de kwalificatiedossiers.

Naast de uitdagingen vanwege de corona-crisis, zijn de reguliere plannen en ontwikkelingen ook doorgegaan. Op de vestiging Emmeloord/Urk zijn eerste ervaringen opgedaan met het werken met één examencommissie en op de vestiging Leeuwarden/Dokkum is een begin gemaakt met de samenstelling van twee examencommissies (in plaats van vier). Op basis van ervaringen uit deze pilots wordt in 2021 gekeken op welke wijze de ontwikkelingen van de examenorganisatie binnen ROC Friese Poort verder vorm gaat krijgen.

Er zijn initiatieven gestart om de examenprocessen te optimaliseren, waarbij gekeken is naar mogelijkheden voor digitalisering. Mooie voorbeelden zijn de digitalisering van het totale examenproces binnen zorg en welzijn, de ontwikkeling van het digitale examendossier en het vereenvoudigen van het vrijstellingenproces. De kracht van deze initiatieven zit vooral in de integrale aanpak. Door alle betrokkenen van meet af aan in het proces mee te nemen ontstaat er aan het eind van het ontwikkelproces een gedegen, maar vooral gedragen product en/of proces.

De reguliere overleggen tussen de voorzitters van de examencommissies (examenraad), de overleggen met vertegenwoordigers van de teams en het overleg met het College van Bestuur hebben met name ‘op afstand’ plaatsgevonden. Dit werd over het algemeen als heel prettig ervaren. Deze manier van overleggen is makkelijk in te plannen en het scheelt reis- en regeltijd. 

De contacten tussen mbo-scholen onderling zijn verder toegenomen. Veelal geïnitieerd om elkaar te informeren, ondersteunen, ervaringen te delen en waar nodig krachten te bundelen, hetzij in ontwikkeling van materialen/formats, hetzij in reacties naar de MBO Raad.

De examencommissies hebben ervaren dat de teams het afgelopen jaar op een zeer zorgvuldige manier omgegaan zijn met het zoeken naar passende vormen van examinering. Waar de examencommissies voorheen als toezichthouder vooral tijdens de afname en achteraf een rol hadden in de examinering, werd nu veelal ook vooraf contact gezocht. Een ontwikkeling die zeer positief te noemen is en die we graag willen behouden.

Een punt van zorg was het afgelopen jaar de inzet van een aantal examens voor generieke vakken van een van onze leveranciers. Het is lastig om voor deze examens de juiste versies te hanteren, temeer omdat de leverancier onduidelijk is over welke examens geschikt zijn voor summatief gebruik en welke niet. De Examenraad heeft besloten om niet langer examens van deze leverancier vast te stellen. Een drastisch, maar noodzakelijk besluit om de kwaliteit van de generieke examens en de afname daarvan te waarborgen. 

De coronacrisis heeft heel wat teweeggebracht, ook op examineringsgebied. Het komende jaar zal er blijvend aandacht zijn voor de kwaliteit van de examinering en diplomering. De uitdaging is om aanpassingen en nieuwe werkwijzen/inzichten te behouden en in te bedden. Daarnaast zullen verdere optimalisatie van de examenprocessen en digitalisering twee hoofdthema’s zijn het komende jaar.

Namens de Examenraad
Mirjam Kuipers, voorzitter

ROC Friese Poort kent vier klachtencommissies: 

1. Klachtencommissie 
2. Commissie arbeidszaken 
3. Privacy commissie 
4. Commissie voor beroep van de examens 

Bij de klachtencommissie, commissie arbeidszaken en de privacy commissie zijn in het verslagjaar 2020 geen klachten binnengekomen. 

Bij de Commissie voor beroep van de examens is één beroepsschrift binnengekomen. Dit beroepsschrift richtte zich tegen het afgegeven definitieve bindend studieadvies. Het ingediende beroep is door de Commissie van beroep voor de examens gegrond verklaard. Het afgegeven definitief negatief bindend studieadvies is derhalve vernietigd. 

mr. Douwe de Bruine, 
secretaris Klachtencommissie ROC Friese Poort